อยากลด OT ทั้งบริษัท

โดย ดิลก ถือกล้า 

คำถาม

               ตอนนี้ที่ทำงานกำลังเจอภาวะที่ต้องควบคุมต้นทุน มีการลดค่าใช้จ่ายรวมทั้งการควบคุมในเรื่องค่าล่วงเวลา ในฐานะที่เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน ผู้ใหญ่ได้มอบหมายให้ผมเป็นหัวหน้าโครงการทำกิจกรรมลด OT ทั้งบริษัท อยากขอแนวทางว่า จะเริ่มต้นอย่างไร และเดินไปแบบไหนถึงจะได้ประโยชน์สูงสุด – พงษ์เทพ 

คำตอบ

               เรื่องการลดค่าทำงานล่วงเวลา เป็นประเด็นที่จะกระทบกับพนักงานทั้งบริษัท และต้องอาศัยการเข้าไปแก้ไขที่ต้องใช้ความร่วมมือจากทุกคน โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้าหน่วยงานแต่ละหน่วยงาน จะต้องมองเห็นว่า ปัญหาค่าล่วงเวลากำลังเป็นปัญหาที่กำลังส่งผลกระทบอย่างมากต่อทั้งบริษัท ดังนั้น ถ้าจะให้ได้ผล ผมอยากเสนอแนวทางให้กับคุณพงษ์เทพดังนี้นะครับ

จากนั้น ในทีมก็จะต้องมาวิเคราะห์ร่วมกันว่า สาเหตุของการที่ทำงานล่วงเวลาสูงเกิดจากอะไรบ้าง โดยจะต้องคุยกันบนพื้นฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วนำมาสังเคราะห์หรือวิเคราะห์เพื่อยืนยันข้อสังเกตที่ในทีมได้ช่วยกันระดมความคิดกันออกมา ซึ่งโดยทั่วไปของสาเหตุการเกิดปัญหาค่าล่วงเวลาสูงก็จะมาจากเรื่องหลักๆเช่น

·     เกิดจากกติกาเรื่องการจ่ายค่าล่วงเวลาที่อาจจะมุ่งเน้นทำตามกฎหมายแรงงานอย่างตรงๆ โดยไม่ได้กำหนดรายละเอียดบางอย่างเพื่อให้เหมาะสม และไม่จำเป็นต้องจ่ายสำหรับบางตำแหน่ง

·        เกิดจากการควบคุม ตั้งแต่กระบวนการวางแผนทำงานล่วงเวลา การอนุมัติให้ทำ การตรวจสอบติดตามว่าทำจริงหรือเปล่า

·     เกิดจากกระบวนการทำงานที่ทำซ้ำซาก ทำในสิ่งที่ไม่ได้สร้างมูลค่าให้กับงานทั้งหมด หรือมีการกระจายงานที่ไม่ทั่วถึงทำให้ปริมาณงานไปกระจุกอยู่กับบางกลุ่มบางคน หรือการจัดสรรการทำงานล่วงเวลาที่น่าจะให้พนักงานใหม่ที่ยังมีเงินเดือนไม่มากนักทำ กลับไปมอบหมายให้คนที่อยู่มานานเงินเดือนสูงกว่าทำ เป็นต้น    

 *ตีพิมพ์ครั้งแรกในคอลัมน์ “HR Solutions” นสพ.ผู้จัดการรายสัปดาห์